FORMULE

PRÉPARATION et ORGANISATION

Conception de l'événement :​

​

• Définition de votre budget et du cahier des charges ;

• Élaboration du concept et de l’ambiance de la soirée ;

• Création de moodboards pour la scénographie et la décoration.

​

Planification et organisation :

​

• Élaboration de votre rétroplanning pour suivre les étapes de préparation ;

• Mise en place de votre échéancier de paiement et suivi de votre budget ;

• RDV d'échanges réguliers ;​

• Espace en ligne pour consulter vos devis/contrats, votre rétroplanning...

​

Recherche et sélection du lieu :

​

• Sélection de lieux adaptés à votre demande et au format de votre événement ;

• Visite technique.

​

Recherche et coordination des prestataires :

​

• Présentation et sélection de vos prestataires ;

• Organisation de la restauration et des prestations traiteur.

​

Gestion des participants :

​

• Création et diffusion des invitations numériques ;

• Gestion des confirmations de présence (RSVP) ;

• Collecte et suivi des informations des convives (régimes alimentaires et besoins spécifiques).

​

Organisation logistique :

​​​

• Élaboration du plan d’aménagement des espaces et du plan de tables ;

• Gestion des équipements techniques nécessaires à la soirée ;

• Organisation des transports et de l’hébergement si nécessaire.

​

Coordination globale de l’événement :

​

• Élaboration du planning jour J détaillé ;

• Coordination des prestataires et des différents intervenants : planning, briefs et réunions ;

• Supervision des installations et désinstallations ;

• Supervision des équipements techniques (sonorisation, projection, micros…) ;

• Accueil et orientation des convives ;

• Veille au respect du timing et du bon déroulement du programme ;

• Gestion des imprévus.​