Conception de l’événement :

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• Analyse de votre projet et de ses objectifs (cohésion d’équipe, formation, séminaire stratégique…) ;

• Définition de votre budget et du cahier des charges ;

• Élaboration du concept et de l’expérience globale du séminaire ;

• Création de moodboards pour la scénographie et la décoration (si nécessaire).

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Planification et organisation :

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• Élaboration de votre rétroplanning pour suivre chaque étape de préparation ;

• Mise en place de votre échéancier de paiement et suivi de votre budget ;

• RDV d’échanges réguliers ;

• Espace en ligne pour consulter vos devis/contrats, votre rétroplanning...

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Recherche et sélection des lieux :

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• Sélection de lieux adaptés à votre demande et au format de votre séminaire.

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Recherche et coordination des prestataires :

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• Présentation et sélection de vos prestataires ;

• Organisation de la restauration et des pauses gourmandes.

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Gestion des participants :

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• Création et diffusion des invitations ou inscriptions (numériques) ;

• Gestion des confirmations de présence (RSVP) ;

• Collecte et suivi des informations des participants (régimes alimentaires et besoins spécifiques).

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Organisation logistique :

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• Organisation des espaces de réunion et de travail ;

• Élaboration des plans d’aménagement des espaces (et plans de tables) ;

• Gestion des équipements techniques nécessaires aux interventions ;

• Organisation des transports et de l’hébergement si nécessaire.

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Coordination de l’événement :

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• Coordination des prestataires et des différents intervenants : planning, briefs et réunions ;

• Élaboration du planning détaillé et suivi du déroulement du programme ;

• Supervision des installations et désinstallations ;

• Supervision des équipements techniques (sonorisation, projection, micros…) ;

• Accueil et orientation des participants ;

• Veille au respect du timing et du bon déroulement des activités ;

• Gestion des imprévus.​